現場責任者の投函確認で配布品質を管理するポスティング会社
配布して終わりにしない。しっかり目視で確認する。
現場での「投函確認」までを品質管理に組み込んでいます。
現場責任者が、配布完了エリアへ直接赴いて確認
ケイ・アンド・パートナーズでは、経験豊富な現場責任者が配布完了後のエリアへ直接赴き、指示されたエリアへ適切に配布されているか、投函状態に問題がないかを目視で確認しています。
全スタッフの投函状況を定期チェック。
当社では、毎日約10エリア以上の投函状況を確認し、約2週間を目安に自社スタッフを一巡することを目標とする体制でチェックしています。
一度確認して終わるのではなく、現場での確認を継続して行うことで、スタッフごとの配布状態を把握し、日々の品質管理につなげています。
主要マンションからポストの状態まで、現地で確認
投函確認では、お客様から指定された配布条件と実際の配布状況を照らし合わせながら、主要マンション、エリアの境界、禁止物件、投函方法、ポストへの入れ方まで確認します。
※画面表示はシステムのアップデートにより変更となる場合があります。
投函確認時の主なチェックポイント
主要マンションへ投函されているか
エリア内の主要マンションへ実際に投函されているかを確認。主要マンションであっても投函禁止の場合や、管理人・住人から投函を断られる場合があるため、現地の状況も含めて確認します。
指定エリア外へ投函されていないか
指定エリアへ正しく配布されているかを確認するとともに、境界付近など判断が難しい場所では周辺も確認し、隣接するエリアへ誤って投函されていないかをチェックします。
指定された配布方法が守られているか
軒並み配布、集合住宅配布、指定マンション配布など、ご依頼時に指定された配布方法どおりに投函されているかを確認します。
禁止物件へ誤って投函されていないか
投函禁止として管理している物件へ誤ってチラシが入っていないかを確認します。禁止物件を確実に避けることも、配布品質を守るための重要な確認項目です。
投函状態に問題がないか
ポストからチラシがはみ出していないか、満タンのポストへ無理に投函していないかなど、実際に届けられた状態まで目視で確認します。
問題を見つけたら、すぐに配布指導へ
投函確認の結果、指定エリア、配布方法、禁止物件、投函状態などに問題が見つかった場合は、確認内容をそのままにせず、対象の配布スタッフへフィードバックします。
現場責任者が状況を確認したうえで必要な指導を行い、同じ問題を繰り返さないよう次回以降の配布へ反映します。
現地で確認し、問題を見つけ、スタッフ指導と改善までつなげる。
この一連の運用を継続することで、配布品質を管理しています。
投函確認を実施した履歴まで、Webで確認できます
当社では、担当者が投函確認を実施した案件について、確認結果を当社だけで保有せず、
お客様自身もWeb管理システムから確認できます。
Web管理システムの「状況紹介」から、現場責任者やチェック担当者が実際に投函確認を行った履歴を確認できます。投函確認を実施した案件が画面上に残るため、当社側だけで確認を完結させません。
いつ・どの町丁目で確認したかまで分かります
履歴では、投函確認を実施した日付と町丁目を一覧で確認できます。「確認している」という説明だけでなく、実際にどのエリアで確認したのかまでお客様自身が把握できます。
SUMMARY
まとめ｜現地で目視で確認し、改善までつなげる。だから配布品質に責任を持てます。
現場責任者が配布完了エリアへ赴き、実際の投函状態を目視で確認。
毎日約20人を確認し、約2週間で約260名の自社スタッフを継続チェック。
問題が見つかればそのままにせず、スタッフへの指導・改善へ反映。
投函確認を行った日付・町丁目まで、Web管理システムで確認可能。
配布して終わりにせず、現場まで確かめる。
この継続した投函確認が、安心と信頼につながります。
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